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Expériences :

Secrétaire Polyvalente

C.A.C.I.S. de 02/2012 - 01/2013

Description : J’ai été amenée à créer et définir le poste de secrétaire polyvalente dans le cadre d’un C.A.E qui s’est interrompu pour raisons économique.

J’ai en outre géré le secrétariat administratif et médical et j’ai mis en place une comptabilité générale sous le logiciel ciel.

Secrétariat administratif et comptable:
- Recevoir, orienter, transmettre et filtrer les appels téléphoniques
- Assurer l'accueil physique: écouter, orienter et informer
- Créer des directives de classement et d’archivage
- Mettre à jour le registre du personnel
- Mettre en place les affichages réglementaires
- Saisir et présenter les documents (courriers, comptes-rendus, rapport d'activité…)
- Organiser et préparer les bureaux, CA, AGO, AGE
- Préparer et transmettre au comptable les éléments des payes externalisées
- Comptabilité fournisseurs : vérification des factures fournisseurs, préparation des règlements pour signature, enregistrement des écritures sous CIEL
- Comptabilité clients : facturation clients, suivi des règlements, remise en banque et enregistrement des écritures sous CIEL, relances des impayés
- Banque : enregistrement des écritures sous CIEL, état de rapprochement
- Classement et préparation des pièces pour le comptable (personne externe à l'entreprise)

Secrétariat médical:
- Saisir les compte rendu de consultations
- Gérer les feuilles de soin et remboursement
- Gérer la pharmacie


En plus, de mes missions, j’ai proposé et créé des outils de prospection et de suivi client ITEP, collège, lycée, adapei … (support de communication, fichier clients/prospects, démarchage …).

Compétences utilisées :Compétences:
- Utilisation d'outils bureautique
- Technique de secrétariat
- Méthode de classement et d'archivage
- Modalité d'accueil
- Technique de gestion comptable

Qualités:
Ecoute, sens de l'organisation, respect du secret professionnel, résistance au stress, dynamisme, rigueur

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RAF / Adjointe de Direction

Sunêlia de 01/2006 - 06/2008

Description : RESPONSABLE ADMINISTRATIVE ET FINANCIÈRE

En plus des taches habituelles d’une secrétaire de direction

- Assistance opérationnelle au nouveau président dans la gestion quotidienne de l’entreprise
- Faire face aux changements dans le cadre d’un rapide programme de développement envisagé par le nouveau président
- En accord avec les priorités de la direction générale, assurer la fonction administrative et financière
- Accompagner la croissance en faisant évoluer le poste dans son caractère financier et le développer dans son aspect contrôle de gestion

ADMINISTRATION - GESTION DES SERVICES GÉNÉRAUX:
- Réorganisation administrative (définition, suivi et contrôle des procédures de gestion)
- Recrutement, formation, management d'une secrétaire administrative et comptable
- Développement du logiciel UNICAMP (outil de gestion des campings) afin d'automatiser les flux commerciaux et comptable entre l’agence de voyages et les campings du réseau et soulager la charge du travail administratif devenue trop importante
- Amélioration de la productivité administrative (stabilité des effectifs dans un contexte de croissance de 40% par an)
- Achats généraux: analyse des besoins et autorisation d’engagements

COMPTABILITÉ/FINANCE/GESTION:
- Reprise en interne de la comptabilité générale SAS France Sélection sous CIEL
- Mise en place de la comptabilité générale SARL Sunêlia Vacances sous CIEL
- Gestion des travaux comptables (facturation, recouvrement, règlement fournisseurs, rapprochement bancaires, déclaration de TVA, charges sociales…)
- Suivi quotidien des comptes des 2 sociétés (pointage, enregistrement comptable sous CIEL des factures, avoirs et règlements Clients / Fournisseurs, des banques…)
- Recrutement, formation, management d'un aide-comptable
- Reporting, sortie des situations et états financiers
- Analyse des dépenses de frais de structures et réduction des coûts
- Participation aux travaux de fin d’exercice avec l'Expert-Comptable
- Relations avec l’Expert Comptable et les Commissaires aux Comptes
- Mise en place d’une gestion de trésorerie
- Placements financier (DAT)
- Négociation bancaires : frais de comptes, taux de placement sur DAT, rémunération de compte

COMMUNICATION/MARKETING:
- Élaboration de la stratégie de communication interne, externe et institutionnelle
- Application de la stratégie de communication interne (salariés, hiérarchie, adhérents) afin de renforcer la culture d’entreprise
- Organisation de séminaires d’entreprise (séminaires dirigeants et séminaires personnels d’accueil)
- Superviser la réalisation de supports de communication (brochure, plaquettes institutionnelles, livret de presse, refonte site internet…)

SOCIAL:
- Gestion des contrats de travail, DUE, déclarations sociales
- Gestion des arrêts maladie
- Préparation et organisation de sessions de formations
- Mise en place de la convention collective des agences de voyages
- Mise en place de la mutuelle et d’un plan épargne entreprise
- Mise à jour du registre du personnel
- Préparation et validation des payes externalisées
- Relation avec les organismes sociaux : mutuelle, organisme de formation, inspection et médecine du travail, syndicat national des agences de voyages
- Hygiène, sécurité et conditions de travail :
- Détection et analyse des risques professionnels
- Rédaction des procédures d’hygiène et de sécurité et contrôle de la bonne mise en place des dites procédures
- Mise en place des affichages réglementaires



ADJOINTE DE DIRECTION

En plus des responsabilités relative à la fonction précédente

COMMERCIAL:
- Mettre en œuvre la politique commerciale décidée par le Président et le Conseil d'Administration
- Encadrer et animer une force de vente (commerciaux et agents de réservation)
- Suivre la réalisation des objectifs commerciaux
- Assurer le reporting auprès de la direction et de l’ensemble du réseau (volume des réservations, chiffre d’affaire …)
- Gérer le portefeuille clients « Grands comptes »
- Garantir la gestion administrative des opérations commerciales
- Superviser la réalisation de supports marketing et promotionnels en fonction de la stratégie (image et qualité) catalogue général grand public, plaquette tarifaire CE
- Superviser et développer le site Internet

Compétences utilisées :Moyens humains : J’avais le soutien et la confiance de mon supérieur, je pense que cela est primordial lorsque nous sommes amenées à travailler en étroite collaboration Je disposais d’une bonne petite équipe de collaborateurs, investit et soucieux de la réussite de leur entreprise J’avais à disposition des conseillers (expert-comptable, commissaire aux comptes, avocats…) vers lesquels je pouvais me tourner en cas d’interrogations.

Moyens financiers : Je disposais de la délégation de signatures et des codes d’accès sur les comptes. J’avais une liberté d’engament en terme d’investissements.

Qualités: Autonome, bon relationnel, capacité d'analyse, force de proposition, sens de l'organisation, pugnacité

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Secrétaire Polyvalente / Conseillière Vacances

Sunêlia de 08/2003 - 12/2005

Description : SECRÉTARIAT ADMINISTRATIF ET COMPTABLE sous la responsabilité de la Directrice Administrative et Financière:

- Assister la Directrice Administrative et Financière sur tous dossiers et la gestion des affaires courantes,
- Organiser et préparer les CA, AG, AGE, réunions, séminaires, déjeuners, déplacements professionnels…,
- Saisir et présenter les documents (courriers, courriels, notes d'information, ordres du jour, comptes-rendus de réunion)
- Recevoir, orienter, transmettre et filtrer les appels téléphoniques
- Prendre connaissance du courrier, des courriels, des fax et assurer leurs diffusion
- Gérer l’approvisionnement en fournitures et matériels de bureau
- Créer des directives de classement et d’archivage
PETITE COMPTABILITÉ:
- Comptabilité fournisseurs : vérification des factures fournisseurs, préparation des règlements pour signature, enregistrement des écritures sous Excel,
- Comptabilité clients : facturation clients, suivi des règlements, remise en banque et enregistrement des écritures sous Excel, relances des impayés
- Banque : enregistrement des écritures sous Excel, état de rapprochement
- Classement et préparation des pièces pour le comptable (personne externe à l'entreprise)



SECRÉTARIAT COMMERCIAL sous la responsabilité du Directeur des Ventes:

- Assister le directeur des ventes sur tous dossiers et la gestion des affaires courantes
- Accueillir, informer, conseiller par téléphone une clientèle professionnelle
- Rédiger les devis, propositions et contrats de ventes
- Enregistrer et actualiser les commandes sur le logiciel de réservation UNICAMP
- Gérer le suivi administratif des dossiers clients de la pose d’option au règlement du solde
- Actualiser la base de données client sous le logiciel de réservation UNICAMP
- Salons et foires : organiser, participer, tenue de stand



COMMUNICATION ET MARKETING sous la responsabilité des Co-Directeurs:

- Contribuer à la réalisation des supports de communication (catalogue grand publique, flyers, affiches, plaquettes tarifaires…)
- Actualiser les données du site internet www.sunelia.com (descriptif des sites, hébergements, visuels, prix, promotions…)
- Trier et mettre à jour une photothèque des campings (visuels des sites, des hébergements, des services et animations etc.…) avec en plus commande reportage photos


CONSEILLÈRE VACANCES sous la responsabilité du Responsable des Réservations:

- Conseiller et vendre des séjours auprès de CE et individuels
- Rédiger les options, les contrats de réservation de séjours
- Procéder aux modifications et/ou annulations de séjours
- Traiter les demandes de brochures, d’informations ou de réservations reçues sur Internet
- Veiller au suivi des dossiers clients de la pose d’option au règlement du solde
- Paramétrer le logiciel de réservation (stocks hébergements, prix, promotions, documents divers)
- Gérer les allotements (rétrocession ou demande de stock d’hébergements supplémentaires)
- Dépouiller les enquêtes de satisfaction clients et synthétiser les résultats
- Traiter les litiges et répondre aux lettres de réclamations clients
- Gérer le stock des brochures

Compétences utilisées :Compétences:
- Utilisation d'outils bureautique
- Technique de secrétariat
- Méthode de classement et d'archivage
- Modalité d'accueil
- Technique de gestion comptable
- Conseil clientèle

Qualités:
Ecoute, implication, sens de l'organisation,résistance au stress, dynamisme, rigueur, sens du relationnel

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Formations :

Assistante de Secrétariat Bureautique

Ecole : GCIF

Dates : 03/2003 - 07/2003

Description :

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BTS Assistante de Direction

Ecole : Lycée Nicolas Brémontier

Dates : 09/2000 - 06/2002

Description :

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Baccalauréat Action et Communication Commerciale

Ecole : Lycée Odilon Redon

Dates : 09/1998 - 06/1999

Description :

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Compétences: