Secrétaire Assistante


CV28277
29/06/2015
29/06/2015
Immédiate
Pouvoir mettre en pratique les 8 mois de formation (secrétaire assistante) que je viens d'effectuer et de valider par l'obtention d'un titre professionnel niveau IV auprès de l'Acopad Vauban.

Bac général - Bac techno - Bac pro
Plus de 10 ans d'expérience

Coordonnées
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Expériences
Hôpital Edouard Toulouse Marseille (13)
Secrétaire assistante Stage à la Direction des Ressources Humaines- Stage à la Direction des soins
Janvier 2015 et avril 2015
Réaliser divers documents informatiques :
Récapitulatif nominatif heures supplémentaires,
Réponse à une candidature favorable ou défavorable,
Remplir dossier des commissions de recrutement (consiste à rentrer dans une trame programmée l'identité du candidat, puis en faisant un publipostage sortir tout un dossier pour son entretien),
Gérer le planning de M. DALY (RDV pour entretien de recrutement),
Calculer les effectifs moyen annuel par jour et par dimanche et férié,
Remplir le tableau des activités de chevauchement (temps utilisé pour la relève entre 2 services de soins).


Contacter les personnes ayant envoyé des candidatures spontanées (gardées environ 6 mois) pour leur donner RDV, en ayant obtenu confirmation du candidat qu'il est toujours à la recherche d'un emploi, et mobile.

Renseigner et orienter les visiteurs.

Réceptionner le courrier apporté par le vaguemestre (employé qui diffuse les notes de services, et qui réceptionne et envoie tout le courrier de l'hôpital).

Effectuer tout l'archivage pour l'année écoulée (courrier, dossier...) une copie de tous les courriers est conservée sur ordinateur et sur papier.
Assister à une réunion de travail durant laquelle j'ai pris des notes (affectation des employés, recrutement, études promotionnelles, liste d'attente, affichage des postes).
Pour ma part, j'ai pu accueillir les agents et leur ai fait signer leur contrat.
j'ai répondu aux candidatures par mail ou courrier en effectuant tous le processus mis en place.
j'ai établi des dossiers pour les stagiaires.
J'ai répondu au téléphone, en orientant les personnes auprès du bon service où en prenant note des messages pour ma tutrice lors de ses absences.
J'ai aussi créée des tableaux Excel ainsi que des graphiques (pour le service des affaires médicales) pour pouvoir présenter des résultats de l'année 2014.
J'ai aussi rempli les plannings de présence et de postes des médecins, via un tableau Excel pour le premier trimestre 2015.
Ordinateur, téléphone, photocopieuse, dossier hamac, classeur à levier, boite archives.

Tableaux Excel que j'ai créée avec calcul automatique, + les graphiques explicatifs.
Agenda Outlook pour les rendez-vous.
Word pour les courriers.
Boite mail du CH Edouard Toulouse.




Europa Discount Madrague, Saint-Antoine, Venelles (13)
Responsable adjointe
Gestion d'un magasin (équipe, financière, stocks....)
Ordinateurs (plannings, commandes, versements à la banque), coffres (monnaie et prélèvements).
Coordination d'une équipe de 8 personnes (savoir utiliser les compétences de chacun pour pouvoir faire progresser le magasin).



Leader Price Pantin (93)
Responsable crèmerie
Gestion d'un rayon frais.
Ordinateur (commandes, les stocks et les inventaires).
Contrôle DLV.
Mise en rayon.
Réception et commande des marchandises.
Contrôle des livraisons.
Contrôle des respects de chaines du froid (camion de livraison, temps que les palettes restent en rayon et dans la chambre froide de stockage).



Leader Price Pantin (93)
Responsable caisse
Gestion d'un magasin (équipe, financière)
gestion d'une ligne de 8 caisses (plannings, commande monnaie, gestion d'un coffre, fermeture et ouverture des caisses)


Loubsol Ets Loubeyre Saint-Claude (39)
Employée de bureau
Accueillir les clients, répondre au téléphone, courrier.
Machines à écrire, téléphone.
Rédaction de courrier, accueil et orientation de clients, prise de rendez-vous pour le responsable, entrée actif et passif dans les livres comptables.



Cuisiland, Monoprix, Mavidis, Sympa, Continent, Leader price, Lidl
Divers CDD, vendeuse, téléprospectrice, caissière, employée libre-service
Téléprospectrices, vendeuse, caissière, Employée Libre Service
Téléphone, caisse, trans palette.
Mise en rayon, encaissement des clients, appels sortants pour prise de rendez-vous.




Formations
Titre professionnel niveau IV secrétaire assistante - ACOPAD Marseille. (13)
Produire des documents courants :
Saisir et présenter des documents à l'aide d'applications bureautique (traitement de texte…),
Concevoir, rédiger des écrits professionnels,
Prendre des notes rapidement et les restituer sous forme adéquate.
Assurer la communication des informations utiles à l'activité du service :
Rechercher les informations via internet, annuaires, manuel technique,
Identifier la demande,
Choisir la bonne source d'information,
Rassembler et sélectionner les documents,
Communiquer et diffuser l'information à la bonne personne,
Mettre à jour l'information.
Assurer la traçabilité et la conservation des informations :
Organiser son poste de travail,
Concevoir et mettre en œuvre le plan de classement,
Faciliter la recherche d'un tiers,
Archiver selon les règles, organiser ses courriels.
Accueillir et orienter le visiteur, traiter les appels téléphoniques
Accueillir, identifier le visiteur et sa demande,
Utiliser un vocabulaire professionnel, s'exprimer clairement,
Repérer les objectifs des messages, filtrer les appels à la hiérarchie.
Assister une équipe dans la planification et l'organisation des activités
Planifier les Rendez-vous,
Organiser les réunions,
Utiliser les outils de planification,
Créer une liste de tâches,
Établir une feuille de route, un budget.
Assurer l'administration des achats et des ventes :
Traitement administratif des commandes, achats, et ventes,
Gérer leur suivi,
Contrôler leur processus à chaque étape,
Classer les documents commerciaux et actualiser les fichiers,
Gérer les stocks de ressources matérielles (fournitures, consommables),
Passer les commandes,
Coordonner la relation entre les utilisateurs et les prestataires.
Assurer l'interface entre l'entreprise et ses interlocuteurs
Identifier et analyser les demandes (informations, réclamation etc.),
Apporter une réponse qui concilie satisfaction du client et intérêt de l'entreprise dans le respect du niveau de délégation accordé en mettant en oeuvres les techniques de communications professionnelle,
Identifier les cas pouvant être traités en toute autonomie et ceux relevant de la hiérarchie.
Assurer le suivi administratif courant du personnel
Collecter et préparer les informations liées à l'embauche, au départ et aux absences des salariés dans le respect des règles de confidentialité et des règlementations en vigueur,
Constituer et tenir à jour avec régularité les dossiers du personnel,
Établir et actualiser les plannings de gestion des absences,
Rechercher une information courante en matière de législation du travail, s'assurer de sa fiabilité et la transmettre à l'interlocuteur concerné ou préparer les éléments de réponse.
Élaborer et actualiser des tableaux de suivi et des graphiques
Collecter, vérifier et exploiter des données chiffrées à partir de différentes sources identifiées en fonctions des besoins de la structure et à partir des consignes,
Élaborer et actualiser des tableaux de suivi et les présenter sous forme de graphiques en vue de faciliter l'analyse des données et de fournir des outils d'aide à la décision,
Vérifier la cohérence du résultat avec l'objectif recherché.

Aucun diplome - AFPA Saint-Jérôme Marseille (13)
Préparatoire Opérationnelle Emploi Collectif.
Réalisé par Handiformabanq dans le but d'intégrer un contrat de professionnalisation bancaire.

Certificat de secrétaire médico sociale - Culture et Formation Saint-Saulve (correspondance
Courrier, accueil et orientation des patients, comptes rendus médical.

CAP Employée de bureau - Lycée du pré-Saint-Sauveur Saint-Claude (39)
Apprentissage de la machine à écrire, entrainement pour la rapidité de frappe, courrier avec carbone puis avec triptyque,
Français (conjugaison, orthographe et rédaction),
Mathématiques,
Langue (Anglais),
Comptabilité (bilan, actif, passif et solde).


Matrîce des compétences
CompétenceNb.Année(s) d'expérienceDernière UtilisationNiveau
Word, Excel, OutlookDébutant< 6 moisAvancé

Maîtrise Linguistique
Niveau Oral : Notions
Niveau Ecrit : Notions


Divers




 
 


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