Secrétaire Assistant


CV35652
09/11/2017
08/12/2017
Immédiate
Je recherche un poste de secrétaire assistant actuellement. Par la suite, je souhaite élargir mon champs de compétences dans le commerce ou les ressources humaines.

Bac + 2 : DEUG, DEUST, classe préparatoire
Débutant

Coordonnées
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Expériences
SUEZ ENVIRONNEMENT
Agent Administratif
Création d'un fichier Excel "Devis-minute"
Découverte du fonctionnement de l'entreprise.
Initiation au logiciel Assaï.

A l'aide d'un fichier Excel, qui était une première ébauche d'un devis-minute, je devais concevoir un fichier complet permettant d'établir un "devis-minute" complet, efficace et rapide à l'aide de "macros commandes".
Pour ce faire, il m'a d'abord fallu définir les besoins précis des usagers (les salariés de différents services) mais aussi étudier l'aspect juridique du devis (lois, décrets, obligations contractuelles, mentions obligatoires, ...).
N'ayant absolument aucune notion de l'utilisation des macros, j'ai dû effectuer des recherches sur différents sites pour en comprendre le fonctionnement et surtout la syntaxe (c'est un point commun avec les formules Excel, une erreur de syntaxe et la formule est inopérante).
J'ai ensuite conçu des formules Excel "classiques" pour déterminer les totaux ou la date du jour et des formules de "macros commandes" afin de pouvoir imprimer le devis-minute, le sauvegarder ou encore le réinitialiser.
Un devis doit comporter un numéro de devis. Comme ce fichier pouvait être utilisé par différents utilisateurs, il fallait pouvoir incrémenter automatiquement le numéro du devis. Ce que j'ai pu réaliser avec la macro de sauvegarde. Grâce à cette même macro, une sauvegarde du fichier était réalisée sous Excel et une autre sous PDF. Ainsi, en cas de modification mineure du devis, il était possible de reprendre le fichier Excel. La sauvegarde sous PDF permettait un archivage des devis et constituait le devis à remettre au destinataire (le fichier PDF ne pouvant être modifié).
Ces macros-commandes ont demandé une dizaine de pages de code.
J'ai également pris le temps de découvrir le fonctionnement de l'entreprise, le classement des archives et plans d'assainissement.
L'opportunité m'a aussi été donnée d'utiliser le logiciel Assaï. Celui-ci permet de suivre administrativement les dossiers de conformité des assainissements nécessaires aux notaires pour les ventes immobilières. Suite à la demande initiale d'un notaire par exemple, il faut concevoir un dossier pour l'enquête terrain. Celui-ci se compose d'un dossier-type à remplir par l'enquêteur, des archives disponibles concernant l'assainissement, ainsi que de plans de type cadastraux (un premier avec vue sur le quartier pour que l'enquêteur trouve facilement le logement à inspecter, un deuxième plus précis sur le seul logement).
L'enquêteur vérifie ensuite la conformité ou non de l'installation.
L'enquête est retranscrite informatiquement.
Le dossier de conformité ou non est ensuite envoyé au notaire.
Chaque étape est dûment renseignée dans le logiciel qui permet un suivi sans faille et cela en temps réel.



TRANSDEV
Secrétaire Assistant
Accueil téléphonique et physique.
Filtrage des appels.
Tri du courrier.
Affranchissement du courrier.
Gestion de transports à la demande.
Renseignements des usagers et des salariés. Pour les usagers, renseignement sur les horaires et les tarifs essentiellement.
Traitement des litiges et réclamations.
Gestion des objets perdus.
Rédaction de courriers - publipostage.
Organisation de réservation de bus pour Europa-park.

En poste à l'accueil, j'étais en charge de recevoir le public et les appels, de les orienter vers les bons interlocuteurs ou de les renseigner directement.
J'effectuais un tri du courrier reçu à l'aide d'un trieur et utilisais une affranchisseuse pour les courriers sortants.
Recevant par courriel les demandes des usagers de transport à la demande (dans un fichier Excel), je devais attribuer les demandes aux conducteurs puis les contacter pour valider la course. Je complétais le planning (fichier Excel) que je recevais de l'entreprise Soléa et le retournais à l'expéditeur et aux conducteurs concernés. Pour les conducteurs, j'utilisais la fonction tri afin qu'ils ne reçoivent que les courses les concernant.
Pour les renseignements, je disposais d'un classeur comprenant tous les horaires des lignes de l'entreprise ainsi que d'une grille de tarifs.
Réceptionnant les litiges et les réclamations, j'en assurais le suivi à l'aide d'un classeur Excel. Certaines réclamations étant quelquefois fantaisistes, je devais me renseigner auprès de diverses sources pour m'assurer que la réclamation était fondé ou non (ex.: un enfant a raté son bus et dit à ses parents que celui-ci n'est pas passé. Quand il y a une seule réclamation, c'est "suspect" car d'autres usagers devraient s'en plaindre également).
La gestion des objets perdus demandait également un suivi pointilleux (fichiers Excel). Il fallait pouvoir déterminer le plus précisément possible l'objet, le bus dans lequel il a été perdu et à quel moment. Il fallait ensuite retrouver le conducteur concerné, savoir s'il a retrouvé l'objet (des fois c'est le conducteur suivant qui s'apercevait de l'objet) et ce qu'il a fait de l'objet (remis à un autre chauffeur, déposer dans un autre dépôt,...). De même, quand des usagers réclamaient un objet perdu, il n'était pas toujours évident pour eux de déterminer où et quand l'objet avait été perdu. Dans certains cas les objets ont été oubliés à l'école, à l'arrêt de bus et même à domicile, ce qui n'est évidemment plus notre domaine de compétences.
J'ai rédigé des réponses suite à des réclamations de communes ou communautés de communes sous la direction d'un supérieur et un publipostage pour remercier des conducteurs de leurs participations à un évènement.
Je m'occupais aussi des réservations de bus pour Europa-park. Les usagers nous contactaient par téléphone ou remplissaient un formulaire sur le site de l'entreprise. Je recevais ensuite le contenu du formulaire par e-mail et accusais réception de la réservation en rédigeant un courriel. Quelques jours avant le voyage, je devais m'assurer que tous les participants seraient bien présents ou qu'au moins un certain nombre d'entre eux étaient présents. Dans le cas contraire, le voyage était reporté et je devais prévenir les personnes concernées et leur proposer une autre date.




Assistant en Ressources Humaines
Accueil téléphonique et physique.
Tri du courrier.
Publication d'annonces sur divers sites internet.
Sourcing.
Présélection des candidats.
Entretien téléphonique avec les candidats.
Convocation des candidats.
Organisation de réunion d'informations des candidats.
Correction des épreuves des candidats.
Suivi de la relation client.
Gestion des litiges et réclamations.
Suivi des prestations et surveillance des alertes.
Organisation de rendez-vous.
Gestion de stock (clés).
Informé des moyens et des méthodes de sélection des candidats, j'étais en charge de sélectionner ceux qui nous ont répondu et qui remplissaient les conditions requises. Après un entretien téléphonique pour affiner la sélection, je les convoquais à une réunion d'information suivi de tests d'aptitudes.
J'avais également la charge d'informer les candidats du contenu de la réunion et des diverses questions qu'ils pouvaient se poser.
Muni d'un téléphone et d'un ordinateur, je disposais du logiciel Odyssée qui me communiquait de nombreuses informations. Outre la fonction messagerie avec laquelle je contactais les candidats et les clients, ce logiciel me tenait informé en temps réel de l'avancé des prestations auprès des clients. Nos salariés, disposant de smartphone, devait scanner un QR code (chez le client) en arrivant et en partant. Ainsi, en cas de retard ou de problèmes, j'étais instantanément informé. J'avais la charge de joindre le salarié pour résoudre le problème.




Formations
Titre professionnel Secrétaire Assistant - Centre de réinsertion professionnelle Mulhouse

Titre professionnel de conducteur poids lourds et super poids lourds - Centre de Formation E.C.F. Llerena Illzach
Titre professionnel de conducteur poids lourds et semi-remorques.
Voyage humanitaire au Mali.

D.E.U.G. de Psychologie - Faculté de Psychologie Université de Strasbourg
Diplôme non obtenu. Niveau.

Niveau D.U.T. Techniques de Commercialisation - I.U.T. Charlemagne Nancy
Diplôme non obtenu

Baccalauréat S.T.T. option Commerce - Lycée Alfred Kastler Guebwiller
Baccalauréat Sciences et Technologies Tertiaires option Commerce mention assez bien


Matrîce des compétences
CompétenceNb.Année(s) d'expérienceDernière UtilisationNiveau
Pack OfficeEntre 1 et 3 ans d'expérience< 6 moisAvancé
Tri, classement et archivageEntre 1 et 3 ans d'expérience< 6 moisAvancé
Traitement du courrierEntre 1 et 3 ans d'expérience< 6 moisAvancé
Accueil physique et téléphoniqueEntre 1 et 3 ans d'expérience< 6 moisAvancé
Mise à jour et en forme de dossiers et de tous documents administratifsEntre 1 et 3 ans d'expérience< 6 moisAvancé
Numérisation et traitement des documentsEntre 1 et 3 ans d'expérience< 6 moisAvancé
Gestion de stocksEntre 1 et 3 ans d'expérience< 6 moisAvancé
Tenue d'agendas et de planningsEntre 1 et 3 ans d'expérience< 6 moisAvancé
Organisation de déplacements, de réunions ...Entre 1 et 3 ans d'expérience< 6 moisAvancé
Adaptation à l'utilisation de tous logicielsEntre 1 et 3 ans d'expérience< 6 moisAvancé

Maîtrise Linguistique
Niveau Oral : Moyen
Niveau Ecrit : Moyen

Niveau Oral : Scolaire
Niveau Ecrit : Scolaire


Divers
Marche, vélo, natation, musculation, roller,...






 
 


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