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Expériences :

Assistante bureau d'étude

XXXXXX de 02/2017 - En poste

Description : Missions financières :

Effectuer les opérations de gestion ;
Participer à la vérification des comptes de l'entreprise ;
Enregistrer les flux financiers et de trésorerie ;
Effectuer les rapprochements bancaires et gérer les relations avec les banques ;
Paiement des factures ;
Relances de paiements clients ;

Missions administratives et comptables :

Obtention des informations comptables (déclarations TVA, déclarations sociales etc) à la bonne échéance ;
Suivi des dossiers des salariés et préparation aux instructions de salaires ;
Effectuer la transmission des pièces comptables aux cabinets d'EC ;
Préparation des documents d'approbation des comptes ;
Aider à préparer le bilan de l'entreprise.

Gestion flux information :

Réceptionner et orienter les appels entrants et les visiteurs
Réceptionner et traiter la totalité du courrier (postal et électronique)
Assurer l’interface entre l’entreprise et ses interlocuteurs extérieurs (banque et administration, comptabilité fournisseurs, cabinet comptable et juridique, etc.), et entre la direction générale et le personnel.
Être garant de la bonne tenue de tous les documents internes de l’entreprise (classement et archivage)

Compétences utilisées :En véritable bras droit, j’ai participé administrativement et financièrement au démarrage en 2017 du bureau d’étude (j’étais la première employée) et dont je continue à gérer la partie Adv, administrative et financière en toute autonomie.
J’ai créé tous les tableaux de bord pour le pilotage des ventes (et pas seulement), puis j’ai sélectionné les prestataires avec la direction (par exemple l’ERP dont je suis l’administratrice).
Je vérifie les ventes reçues par les 14 chargés de dossier, je les valide et je les enregistre dans l’ERP, je facture et j’envoie les factures aux clients par les biais de différentes plateformes (Chorus, Sy, Provigis, Hiveo, Easy, etc.) ou par mail. Je pointe les règlements clients sur les et j’ai mis en place un processus de recouvrement, je relance les retardataires avec des relances ciblées et des mises en demeure si nécessaire.
Je suis l’administratrice du logiciel de facturation pour lequel j’avais fait une mise en concurrence en 2019 car l’ancien ne permettait pas de faire des factures de situation.
Je gère l’accueil téléphonique de 3 standards (France, Italie et Belgique), je pré-qualifie et filtre les appels entrants, je gère avec la direction la partie administrative et financière du bureau d’étude (je rapproche les factures des fournisseurs et des prestataires externes).
Je suis l'interface avec le cabinet d’expertise comptable (obtention des informations comptables à la bonne échéance, transmissions des pièces pour l’approbation des comptes) et je mets à jours les tableaux de bord ; j’ai deux délégations bancaires pour les règlements des fournisseurs et de tous les frais généraux (loyers, assurances, téléphonie, nettoyage, etc).
Je participe à la constitution des dossiers de candidature pour répondre aux appels d’offre (DC1, DC2, DC4, Chorus Pro et Dume).
J’ai la gestion des dossiers RH (entrées, sorties des salariés, médecine du travail, prévoyance, mutuelle, congés, etc.), des notes de frais, des congés et des variables paie.
Je gère le compte Booking pour les réservations hôtels, les locations voitures, dont j’ai mis en place les contrats société (Avis, Hertz, Europcar, Carbookr), je génère les étiquettes avec UPS, DHL, Chronopost pour les envois des colis et je m’occupe du paramétrage de la téléphonie pour les deux antennes et de la mise à jour du parc informatique. Je classe et archive tous les documents internes de l’entreprise.
Je publie sur les pages des réseaux sociaux dont je suis l’administratrice et je m’occupe des locations voitures et des réservations hôtels et je génère les étiquettes pour les envois des colis.

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Formations :

BTS GESTION PME/PMI

Ecole : IS FOR COOP

Dates : 09/1997 - 05/1999

Description : La formation avait le but de nous apprendre à gérer des sites touristiques de manière rentable au niveau administratif et financier.

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Maîtrise en langues et littératures étrangères

Ecole : Université de Sassari

Dates : 09/1993 - 07/1999

Description : Premier mémoire sur le jeune auteur Christophe Bataille : analyse critique de son premier roman #Annam, interview de 2 heures de l'auteur auprès des éditions Grasset, retranscription en français et traduction de l'interview en italien.

Création de la première biographie et de la bibliographie.

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Compétences:

Maîtrise Linguistique

Anglais

Niveau Oral : Courant
Niveau Ecrit : Courant

Italien

Niveau Oral : Maternelle
Niveau Ecrit : Maternelle