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Assistant de direction - Direction de la Transformation et de l'Organisation - H/F



Référence : 2019-0146
Date de dépot : 08/02/2019
Entreprise : SFIL

Descriptif
Description : Mission essentielle

Au sein de la Direction DTO (Direction de la Transformation et de l'Organisation), le/la titulaire du poste assure l’exécution des fonctions d’assistance pour la Direction et les équipes, sous l’autorité du Directeur.

 

Missions principales

Appui à la direction de la DTO 


Gestion des agendas des directeurs, (organisation des réunions internes ou externes de la Direction),


Traitement et orientation des appels téléphoniques du Directeur et de ses N-1,


Traitement du courrier (réception, tri, distribution),


Préparation des dossiers lors de réunions,


Organisation des séminaires et évènements,


Organisation des déplacements (train/hôtel/etc.),


Gestion des abonnements,


Suivi du calendrier des présences/congés/absences des collaborateurs,

Fonctions administratives et financières


Organisation logistique de la direction dont gestion des entrées/sorties de la Direction : habilitations, MAJ organigramme etlistes de diffusions, postes de travail, fournitures… en lien avec les Moyens généraux


Etablissement des commandes pour la direction via Oracle


Suivi du personnel externe : suivi des CRA et de la facturation


Traitement et suivi de l’ensemble de factures (enregistrement, distribution, gestion des incidentsavec les fournisseurs (demande d’avoir etc.) en lien avec les Achats, le contrôle de gestion et la comptabilité


Suivi du budget de fonctionnement de la DTO


Gestion administrative des RH (absences, formations) et des relations avec les différents services

Fonctions d’assistance PMO 


Saisie des temps dans l’applicatif Clarity pour le Directeur et ses N-1,


Suivi des remontées des temps passés sur les projets par les métiers (communication, relances)


Contrôles de cohérence CRA DTO externes et saisies clarity


Chargement des livrables projets sur sharepoint

Tutorat


Encadrement contrat d’alternance


Profil recherché
Profil recherché : BTS Assistant(e) de direction ou équivalent

Rigueur, confidentialité, esprit d'équipe, réactivité et autonomie

Bonne connaissance des outils bureautiques et informatiques

Bonne gestion des priorités

Niveau d'étude : Bac + 2 : DEUG, DEUST, classe préparatoire
Expérience : Entre 3 et 5 ans d'expérience
Lieu de la mission : Île-de-France - ISSY-LES-MOULINEAUX
Poste(s) disponible(s) : 1
Poste de cadre : Non
Contrat : CDI
Début de la mission : 12/02/2019

Entreprise
Nom de l'entreprise : SFIL
Site Web : https://sfil.fr
Contact : Monsieur Le Prado William
Adresse : 1-3 rue du Passeur de Boulogne CS 80054
92861 Issy-les-Moulineaux Cedex 9
France



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