Assistante d'agence Lille H/F



Référence : 29649190
Date de dépot : 14/03/2019
Entreprise : Socotec

Descriptif
Description : Acteur majeur de la prévention des risques, le groupe SOCOTEC développe une offre de services en inspection & mesure, assistance & conseil, certification ainsi que formation auprès des entreprises de tous secteurs. N°1 du contrôle construction et N°3 de la vérification des équipements en France, SOCOTEC réalise un chiffre d'affaires de 650 M€ (dont 30% hors de France). Présent dans 25 pays avec 6 800 collaborateurs, il compte 200 implantations réparties sur tout le territoire.


En qualité d'assistante d'agence, vos missions seront les suivantes:

40% Assistanat commercial
25% Gestion RH
25% Gestion de la facturation et fournisseurs
10% divers

Tâches fréquentes

Assistanat commercial : gestion des commandes, gestion des offres, réception courrier mails et appels clients, établissement des dossiers d'affaires et suivi/relance pour commandes, suivi du tableau de bord commercial, planning

Gestion RH : contrôle et saisie des relevés d'heures, formations, EPI, dosimètres, visites médicales, formalités d'accès en CNPE, planning, ordres de missions, déplacements collaborateurs, autres

Gestion de la facturation client : préparation des dossiers de facturation (de règlement, vérification adresse et éléments), facturation sur ADP, envoi des factures, relance paiement, mise à jour des tableaux de bords et encours, établissement des MICS entre agences

Gestion des fournisseurs, réception de colis, vérification des factures et envoi

Tâches ponctuelles / exceptionnelles (préciser périodicité si possible)

Intermédiaire entre les responsables d'agences de Lille et Woippy, intermédiaire entre les collaborateurs et les responsables ou le siège.
Poste : préparation du courrier et affranchissement, dépôt du courrier à la poste, envoi de colis poste ou transporteurs
Accueil fournisseurs
Demandes diverses des collaborateurs (informatique, documents etc.)
Véhicules (réception des véhicules de société en livraison ou en fin de contrat)
Alimentation des éléments sur le répertoire U : (RH+agences)
Archivage documents 1 fois /semaine (ex : procès verbaux)

Moyens matériels (logiciels, documents, procédures, abonnements etc.)

Ex : Atlas, ADP, Visual planning, gestion électronique documentaire, Egencia pour voyages, France express pour envoi de colis

Vous devez assurer le relais entre les différents acteurs agence/siège, collaborateurs/hiérarchiques, collaborateurs /fonctions support


Difficultés du poste

Deux responsables d'agences, de fréquentes urgences à traiter, gestion de salariés en déplacements fréquents. Gestion de salariés des services différents avec des outils différents et des règles spécifiques à chaque unité (conventions collectives différentes).

Agence avec peu de passage des techniciens qui sont en déplacement quasi permanent. Deux Responsables d'Agences.
Périmètre de deux agences + appui au service métrologie de l'Assistance Technique.


Profil recherché
Profil recherché : Connaissances/ compétences indispensables

Techniques : bureautique : bonnes connaissance excel/word – facturation -

Générales : notions de comptabilité, relations clients, relations collaborateurs, préparation paie (gestion des temps

Environnement : industrie, prestation de services


Connaissances/ compétences souhaitées

Techniques : gestion des temps, plannings

Générales : règlementation du travail, règlementation du secteur nucléaire,

Environnement : nucléaire, CND, métallurgie


Savoir être (qualité indispensables / souhaitées)

Autonomie, rigueur, organisation, curiosité intellectuelle, intérêt pour le milieu technique, confidentialité, qualités relationnelles, polyvalence, initiative esprit de décision

Niveau d'étude : Bac + 2 : DEUG, DEUST, classe préparatoire
Expérience : Entre 3 et 5 ans d'expérience
Lieu de la mission : Nord-Pas-de-Calais - Lille
Poste(s) disponible(s) : 1
Poste de cadre : Suivant Profil
Contrat : CDI
Début de la mission : 21/03/2019

Entreprise
Nom de l'entreprise : Socotec
Site Web : http://www.socotec.fr
Contact : Madame Mombrun Stéphanie
Adresse : 3 Avenue du Centre les Quadrants
78280 GUYANCOURT
France


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