Gestionnaire administratif-ive de formation (H/F)



Référence : 86998
Date de dépot : 17/09/2022
Entreprise : Université Paris-Saclay
Description : Talents Handicap est un forum virtuel Emploi-Alternance-Formation dédié aux candidats en situation de handicap

Descriptif
Description : L'Université Paris-Saclay est l'une des meilleures universités françaises et européennes, à la fois par la qualité de son offre de formation et de son corps enseignant, par la visibilité et la reconnaissance internationale de ses 275 laboratoires de recherche et leurs équipes, ainsi que par l’attention apportée, au quotidien et par tous ses personnels, à l’accueil, l’accompagnement, l’interculturalité et l’épanouissement de ses 48 000 étudiants. L’Université Paris-Saclay est constituée de 10 composantes universitaires, de 4 grandes écoles (AgroParisTech, CentraleSupélec, Institut d’Optique Graduate School, ENS Paris-Saclay), d’un prestigieux institut de mathématiques (Institut des Hautes Études Scientifiques) et s’appuie sur 6 des plus puissants organismes de recherche français (CEA, CNRS, INRAE, Inria, Inserm et Onera). Elle est associée à deux universités (Université de Versailles Saint-Quentin-en-Yvelines et Université d’Évry) qui fusionneront dans les années à venir et dont les campus jouxtent le territoire du plateau de Saclay et de sa vallée. Ses étudiants, ses enseignants-chercheurs, ses personnels administratifs et techniques et ses partenaires évoluent dans un environnement privilégié, à quelques kilomètres de Paris, où se développent toutes les sciences, les technologies les plus en pointe, l’excellence académique, l’agriculture, le patrimoine historique et un dynamique tissu économique. Ainsi l’Université Paris-Saclay est un établissement de premier plan implanté sur un vaste territoire où il fait bon étudier, vivre et travailler. Site web : https://www.universite-paris-saclay.fr/fr

Etablissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité



Métier ou emploi type* : Adjointe en Gestion Administrative

* REME, REFERENS, BIBLIOPHILE

Code Emploi Type : J5X41 Catégorie : C Corps : ATRF BAP : J



Affectation

Administrative : UFR Sciences - Division des Formations et de la Pédagogie – Pôle « Pédagogie Licence »

Géographique : campus d’Orsay



Missions

Mission et positionnement de l’agent :

Sous l’autorité de la Directrice de la Division des Formations et de la Pédagogie, l’agent assurera au sein du pôle « Pédagogie Licence » la gestion d’un secrétariat de formation en collaboration étroite avec les directeurs d’études. Il a un rôle d’appui administratif aux formations.



Activités principales de l’agent :


Accueil et information


Assurer l'accueil et l'information des usagers de l’établissement
Répondre aux demandes téléphoniques, par courrier et mail
Être l’interface avec les étudiants et les enseignants en assurant une permanence d’accueil et faire le lien avec les autres services ou secrétariats, notamment la Scolarité Licences-Masters
Diffuser de manière ciblée les informations vers les étudiants, les enseignants, les responsables (par voie d’affichage ou dématérialisée)




Inscription pédagogique, décisions des commissions et des jurys


Alimenter le système d’information lié à la scolarité (Apogée) et contribuer à sa fiabilisation : inscriptions pédagogiques, saisie des notes, calcul des résultats…
Assurer le suivi du contrôle d’assiduité (en particulier des boursiers) et alerter les directeurs d’études si nécessaire
Assurer le suivi des étudiants bénéficiant d’un aménagement d’études en lien notamment avec le service central Handicap et Études
Gérer, mettre à jour les emplois du temps et réserver les salles, amphis etc. selon les procédures
Assurer la gestion des polycopiés
Aider à la constitution des groupes en fonction des choix d’options des étudiants
Assurer la gestion organisationnelle des examens et celle de la consultation des copies
Préparer les réunions de jurys : remontées des notes, impact des absences, édition des procès-verbaux de jury…
Organiser la consultation des résultats par les étudiants
Assurer l’édition et la délivrance des relevés de notes ainsi que des attestations de réussite à l’année
Participer à la vérification et au classement des dossiers de candidature




Participation à l’ensemble des activités de la structure


Participer aux activités liées aux campagnes d’inscriptions administratives et pédagogiques
Participer aux réunions réseau
Renseigner des tableaux de bord, notamment concernant les taux de réussite aux différentes sessions
Archiver, classer trier les documents relatifs aux activités du service
Journées portes ouvertes et autres manifestations



Conditions particulières d’exercice (Logement, Horaires spécifiques, NBI, PFI, etc…) :

De nombreuses activités culturelles et sportives sont proposées et accessibles facilement pour tout collaborateur dans le cadre de la politique de bien-être au travail développée à l’Université Paris-Saclay.

Des possibilités de restauration proches des lieux de travail.

Un accompagnement des agents pour leur développement professionnel et la préparation aux concours de la fonction publique

Télétravail possible sous certaines conditions.



Encadrement : NON Nb agents encadrés par catégorie : … A - … B - … C

Conduite de projet : NON



Connaissance, savoir :


Connaitre l’organisation générale des formations de l’Enseignement Supérieur et de l’Université
Connaître la réglementation en matière de scolarité
Connaitre les techniques générales de gestion administrative et de communication
Savoir s’adapter aux évolutions technologiques et organisationnelles


Savoir-faire :


Appliquer la réglementation et respecter les procédures
Rechercher l’information, la vérifier et la classer
Savoir s’intégrer dans une structure hiérarchique : informer, rendre compte, alerter et répondre aux demandes
Travailler en équipe
Organiser son travail, hiérarchiser et gérer les priorités, travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
Utiliser les logiciels courants (bureautique, internet…) et spécifiques au domaine
Respecter les délais


Savoir-être :


Faire preuve d’organisation, d’autonomie et d’adaptation
Savoir être rigoureux, discret, ponctuel
Avoir le sens du relationnel et de l’accueil
Capacité à assurer la continuité du service




Date de prise de fonction : Dès que possible


Profil recherché
Expérience : Débutant
Lieu de la mission : Île-de-France -
Poste(s) disponible(s) : 1
Poste de cadre : Non
Contrat : CDI
Début de la mission : Dès que possible

Entreprise
Nom de l'entreprise : Forum Emploi-Formation-Alternance: Talents Handicap
Site Web : http://www.talents-handicap.com
Activité : Talents Handicap est un forum virtuel Emploi-Alternance-Formation dédié aux candidats en situation de handicap
Contact : Monsieur Forum Talents Handicap
Adresse : *
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France