Assistant(e) de Direction (H-F) - 3DVIA

Imaginez demain ...

3DVIA est « la marque de l'expérience client » de Dassault Systèmes. Elle propose des solutions intelligentes d'aménagement d'espace 3D pour les professionnels et les particuliers, en leur offrant un nouveau moyen d'interagir, d'aborder leur projet et de faire le meilleur choix.
Afin d'assister le CEO de 3DVIA, nous recrutons un Assistant de Direction.

Poste basé à Paris (la Madeleine), en CDI

Vous avez la passion d'innover ? Dassault Systèmes vous aide à changer le monde !

Votre Contribution
Vous devrez faire preuve de polyvalence et d'efficacité dans la conduite de vos missions et vous investir dans un environnement dynamique où l'esprit collaboratif, la réactivité et l'autonomie sont primordiaux.

Vos futurs défis

Assistanat de Direction

Assister le CEO de 3DVIA sur le côté commercial: communication, propositions, contrats
Gérer les voyages et itinéraires du CEO de 3DVIA et de certains collaborateurs en coordination avec l'agence de voyage
Organiser les conférences téléphoniques, les réunions internes et externes
Gérer la préparation et le déroulement des réunions (agendas, minutes)
Gérer les notes de frais en respectant les procédures internes
Etre support des "Executives" lors de leurs venues au bureau (réservations de salle de réunion, faire en sorte que leur visite se déroule bien)

Missions complémentaires

* Etre le premier point de contact des clients, nouveaux embauchés, fournisseurs, partenaires
* Véhiculer l'image positive de l'entreprise
* Accueillir les nouveaux collaborateurs, faire en sorte qu'ils soient bien accueillis et intégrés à leurs nouvelles équipes
* Suivre les recrutements ouverts en collaboration avec le service RH
* Aider à l'organisation des célébrations, événements et séminaires : trouver l'endroit idéal, négocier avec les fournisseurs en respectant le budget, gérer l'agenda, coordonner l'événement et les collaborateurs
* Commander les fournitures de bureau pour l'équipe en gérant et respectant le budget
* Suivre les achats faits avec la carte de l'entreprise : rapprochement bancaire des factures
* S'assurer du respect des locaux par les collaborateurs
* Collaborer avec les Moyens Généraux (sécurité, gestion de l'immeuble, organisation des bureaux)
* Collaborer avec l'équipe IT sur des problèmes ponctuels et différentes demandes (téléphone mobile, ordinateurs, demandes particulières)
* Coordonner les mouvements des équipes en collaboration avec les managers et Product owners
* Suivi des congés et absences des équipes
* Coordonner les besoins en formation des équipes
* Ponctuellement, être le support de l'ensemble des collaborateurs qui ne sont pas sur site ou qui sont débordés

Vos atouts pour réussir

De formation minimum BAC+2 (BTS assistant de direction, secrétariat), vous justifiez d'une expérience au sein d'une Direction, dans un contexte international,
La maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) et de la messagerie Outlook est indispensable
Votre sens de l'écoute, votre capacité à gérer les priorités et à vous organiser dans un environnement multitâche seront autant d'atouts indispensables pour une intégration réussie,
Proactivité dans le support au CEO ainsi qu'à l'équipe, ouverture au changement et aux nouvelles idées
Vous avez un état d'esprit « je peux », en sachant que chaque difficulté peut être surmontée, résolue et prise en charge
Discrétion et respect de la confidentialité des informations inhérentes au poste, en interne et en dehors de l'entreprise
Anglais courant indispensable (écrit et oral).