ASSISTANT ADMINISTRATIF ET TECHNIQUE (F/H)

Nous recherchons pour le compte de notre client, industriel dans la chimie, un assistant administratif et technique (F/H).

Le poste est à pourvoir en mission intérimaire jusqu'en décembre dans le cadre d'un arrêt sur le site.

Rattaché(e) au responsable, vous intervenez en deux phases : pour la préparation et le suivi de l'arrêt sur le site.


Durant la phase de préparation, vos missions sont les suivantes :

- Participer à la préparation technique et documentaire de l'arrêt dans le respect des bonnes pratiques en vigueur(réglementation, standards et procédures site…).
- Assurer la préparation documentaire pour l'établissement des plans de prévention de l'Arrêt en relation avec le service HSE
- Organiser et suivre les inscriptions aux plans de prévention de l'Arrêt
- Réaliser le suivi administratif pour l'accueil, la gestion des ouvertures de compte et matériel bureautique
- Participer aux différentes réunions de préparation et rédiger les comptes rendus
- Prendre en charge la rédaction des procédures et processus liés aux activités de la Cellule Arrêt
- Assurer le suivi des facturations des prestations externes
- Suivre le processus de préparation et de validation des gammes de travaux (Processus gamme, Ordre de Travaux (OT), Autorisations Particulières) en liaison avec les équipes de préparation (Exploitation, Maintenance, Sécurité et autres partenaires)
- Préparer les OT liste (soupapes, échafaudages/calo, Préventif graissage) et les faire valider avant transmission des copies à l'entreprise générale d'arrêt (EGA)
- Assurer le suivi et préparer les dossiers de réalisation de travaux (copies des OT et des autorisations complémentaires)
- Collecter et organiser les besoins en Demandes d'Achat (DA) dans un fichier
- Réaliser les DA sous SAP, suivre les commandes et facturation avec les achats et la plate-forme approvisionnement de Berlin
- Réaliser les sorties magasin ou les réquisitions de matériel & prestations spécifiques
- Mettre en place un fichier de suivi des congés de la Cellule Arrêt
- Participer au suivi budgétaire de l'arrêt
- Mettre en place puis gérer le fichier de suivi des REX


Pendant, la phase d'arrêt vous serez en charge de :

- Assurer la validation des gammes de travaux supplémentaires et des autorisations complémentaires. Faire les copies et assurer la transmission à l'EGA
- Réaliser les sorties magasin ou les réquisitions de matériels
- Lancer les appels d'offres auprès des fournisseurs et réceptionner les offres
- Passer les commandes en urgence en relation avec le service Achat
- Assurer la mise à jour documentaire pendant et en fin d'arrêt
- Assurer l'archivage des documents en fin d'arrêt
- Regrouper et organiser les REX des différents services mais également le REX de l'EGA
- Solder les commandes en fin d'arrêt et contrôler les dernières factures

Vous travaillez en horaire de journée du Lundi au Vendredi (7h25-16h01).
Salaire selon grille + primes vacances + 13ème mois.

Vous êtes issu(e) d'une formation Bac Pro Secrétariat , BTS Assistant de gestion, SAM, Assistant de direction ou similaire, vous avez une première expérience en Gestion administrative dans le domaine industriel.

Vous avez une très bonne maîtrise du pack office pour réaliser vos différentes tâches. .

Vous êtes force de proposition, êtes un(e) très bon(ne) communicant(e) pour échanger avec les différentes entreprises et services
Vous êtes autonome et organisé(e) dans votre travail (ce qui est indispensable pour tenir le poste)

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