ASSISTANT ADMINISTRATIF ET COMMERCIAL H/F

Nous recherchons pour le compte de notre client, un(e) assistant(e) administratif (ve) et commerciale sédentaire en cdi.

Vous aurez en charge des tâches administratives : Instruction des dossiers formation, le suivi, la facturation et les relances ainsi que des tâches commerciales sédentaires : Phoning, prise de RDV, devis et relances.

Vous aurez à assurer les responsabilités suivantes :

- Suivi administratif et financier des formations
- Organisation et logistique des prestations de formation
- Gestion et coordination des informations liées aux prestations de formation
- Production de documents
- Accueil et information des différents interlocuteurs
- Suivi des apprenants
- Commercialisation sédentaire

1. Suivi administratif des prestations de formation
- Production des documents liés aux prestations de formation (bulletins d'inscription, contrats,
conventions de formation, convocations, feuilles de présence attestations de formation, certificats)
- Réalisation, suivi et mise à jour des dossiers des personnes en formation
- Saisie d'informations concernant les formations et les apprenants dans des bases de données et
logiciels permettant d'assurer la gestion administrative et financière des formations
- Suivi des apprenants (absences, évaluations) et identification des anomalies
- Information de différents interlocuteurs en cas d'anomalies et traitement des anomalies
- Réalisation de bilans des formations réalisées (reporting)
- Vérification et édition des différents documents en aval de la prestation de formation
- Facturation des formations à la semaine et relances des impayées
- Classement et archivage des dossiers liés aux formations et aux apprenants
- Saisi des inscriptions et des résultats sur FORPREV, CECES, OC PROPRETE

2. Organisation et logistique des prestations de formation
- Réservations et vérification de la disponibilité des différents moyens nécessaires à la réalisation de la
prestation (par exemple : salle, matériel, logiciel, documents)
- Vérification de la présence des apprenants et des formateurs
- Suivi de la réalisation des évaluations et relance en cas de non réalisation ou de retard
- Mise en place de la logistique des jurys (par exemple : préparation des salles, du matériel et des
documents associés)
- Alerte en cas d'aléas (par exemple : absence de formateurs, indisponibilité des salles de formation ou
de matériel) et suivi de la résolution de l'incident
- Suivi et mise à jour de procédures liées à l'organisation administrative des prestations de formation

3. Gestion et coordination des informations liées aux prestations de formation
- Traitement du courrier et des mails et des appels téléphoniques
- Diffusion et transmission des informations aux clients, à l'équipe pédagogique, aux services supports
(reporting)

4. Production de documents
- Rédaction de courriers, de mails
- Production de comptes rendus, de rapports d'activités, de tableaux de bord
- Production de devis de formation

5. Accueil et information des différents interlocuteurs
- Accueil des différents publics (apprenants, clients, financeurs, prescripteurs, entreprises) en face à
face et à distance (par exemple : téléphone, mail)
- Envoi de documents concernant les prestations de formations (par exemple : programme de
formation, catalogue, documents de présentation des formations)

6. Suivi des apprenants
- Accueil des apprenants
- Suivi et accompagnement « au quotidien » des apprenants
- Identification des problèmes et difficultés rencontrés par les apprenants
- Traitement des difficultés rencontrées par les apprenants (par exemple : transmission d'information
aux interlocuteurs concernés)

7. Commerciale sédentaire
- Entretien d'un portefeuille client existant
- Prospection téléphonique
- Recueil des besoins de formation auprès des clients et prospects
- Participation à la stratégie de développement
- Proposition commerciale
- Relance client après envoi des devis

Idéalement vous avez une première expérience en entreprise prestation de service (formation, intérim, banque, agence de voyage…).

Rigueur, organisation, sens du service client et appétence pour le commerce caractérisent votre pratique professionnelle.

PRÉ REQUIS :
- Savoir : Connaissances informatiques, du catalogue des formations, des clients, des dossiers en cours.
- Savoir-faire : Tâches administratives courantes
- Savoir être : Politesse et respect d'usage envers les collaborateurs, les entreprises clientes, les formateurs ; autonomie dans les prises de décision pour le bien de la société, rigueur, organisation, à l'écoute.