ALTERNANCE ASSISTANT.E DE DIRECTION F/H

  • Référence: req7550_1720535495
  • Date de dépot: 09/07/2024
  • Entreprise: AGENCE FRANCAISE DE DEVELOPPEMENT
  • https://www.afd.fr

Description

Le poste d'assistant.e de direction en alternance a pour mission principale d'assurer des missions classiques de secrétariat notamment d'apporter un appui logistique et administratif aux membres de la Division.

Ceci recouvre les principales activités suivantes :

1/ Réaliser les missions de secrétariat pour le responsable de division et les membres de la division

- Organiser et/ou préparer les réunions et les missions des équipes.
- Préparer la logistique des réunions réservation et préparation des salles, etc.)
- Préparer les dossiers ou éléments de dossiers nécessaires aux réunions.

2/ Logistique des déplacements à l'étranger et en France pour les équipes
- Élaborer les documents préparatoires : dossiers, ordre de mission, formalités des visas, Achats des billets.
- Saisie, contrôle et édition dans les bases de données ou applications correspondantes.

- Appui à la gestion administrative des équipes après le retour des missions (finalisation des notes de frais notamment).

3/ Réalisation des commandes et achats en conformité avec les règles et procédures internes

4/ Gestion des contacts nécessaires avec les services supports, prestataires, fournisseurs, interlocuteurs

5/ Appui à l'organisation d'événements (réunions internes, séminaires, ateliers, conférences, ...)

6/ Assister les équipes dans la préparation et le suivi de certains dossiers (appui à la préparation des documents et/ou supports de présentation, documents de présentation du Département, etc.)

7/ Constituer des fonds de dossiers et sélectionner les documents utiles

8/ Gestion des arrivées des nouveaux collaborateurs

9/ Suivi du budget, congés,

10/ Mise à jour des listes électroniques de contacts

11/ Gestion des répertoires partagés, des droits d'accès

12/ Relations avec les prestataires ou fournisseurs

Profil recherché

Durée de l'alternance : 1 ou 2 ans
Niveau du diplôme préparé par l'étudiant : BTS support à l'action managériale
Expérience en secrétariat, bonne orthographe ;
Très bonne maîtrise des outils informatiques et bureautiques (Word, Excel …) ;
Qualité d'organisation du travail, de méthode et de respect des délais ;
Qualités d'organisation, de méthode, de rigueur ;
Esprit d'analyse et de synthèse ;
Capacité à anticiper et à gérer les imprévus, les priorités. Répondre aux demandes dans des délais courts ;
Qualités relationnelles, dynamisme, disponibilité, goût et sens du travail en équipe.

Quelle équipe allez-vous rejoindre ?
Le Département Mobilisation & Parternariats Internationaux est en charge de la mobilisation financière et des partenariats pour le groupe AFD. Il comprend une cinquantaine de personnes réparties comme suit : * Division Partenariats internationaux et mobilisation (PIM) * Division Europe (EUR) * Division Ingénierie des opérations en partenariats (IOP) * Division Coalitions de banques publiques de développement (BPD) Il comprend également le fonds METIS Arts et Développement dont la mission interagit de manière transversale avec l'ensemble des divisions de MPI. Metis a pour mission d'explorer et d'accroitre le potentiel mobilisateur et partenarial du sujet Art et Développement au service du mandat opérationnel de l'AFD. A ce titre, le Département assure notamment : * La définition et la mise en œuvre de la stratégie de mobilisation financière du Groupe et le suivi de sa mise en œuvre opérationnelle ; * Le pilotage de l'activité et la redevabilité de la mobilisation financière ; * L'identification et la prospection de nouveaux partenaires, dans l'optique d'avoir accès à de nouvelles sources ou opportunités de financement ; * L'apport des solutions (produits, approches, dispositifs et outils) facilitant la mobilisation et l'utilisation des ressources financières ; * La structuration, l'animation et le suivi de la relation partenariale institutionnelle avec les différents acteurs ou coalitions d'acteurs de son périmètre, en constituant le point d'entrée de l'AFD pour ces partenaires ; * La mise en œuvre des partenariats en mobilisant les compétences d'ingénierie partenariale et d'expertise du Groupe; * Un rôle d'appui à la Direction Générale en matière de mobilisation et de partenariats. Venez rejoindre le pole d'appui aux équipes et apporter votre dynamisme & bonne humeur à nos réussites!

Informations complémentaires

Informations complémentaires
Contrat : Alternance
Lieu de la mission : Paris Paris-12e-arrondissement
Niveau d'étude : Bac + 5 et plus : DEA, DESS, mastère, MBA...
Poste(s) disponible(s) : 1
Poste de cadre : Suivant Profil
Début de la mission : Dès que possible
Secteur : Comptabilité, Gestion, Finances

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