Description
A ce titre, vous aurez pour missions principales:
Gestion des flux des usagers du site :
Gérer les activités liées aux flux de personnel externe comme interne : arrivées, traitement de la fiche process et pilotage des demandes de matricules, avec paramétrage des badges (Galata, Nouvel Atrium, accès RIE).
Organiser avec l'IT les installations informatiques (PC, téléphonie mobile, applications) du nouvel arrivant
Gérer la remise des badges Proparco et parking avec l'aide de l'accueil
Organiser la gestion des badges et matériels pour un usager sortant.
Assurer gestion des dysfonctionnements liés aux badges AFD/Proparco ;
Gérer les activités liées aux flux du personnel (tenue à jour d'un registre du personnel et toutes les informations logistiques associées).
Organisation des opérations de déménagements :
Organiser les opérations de déménagement interne : élaboration des plans et validation auprès des directions concernées, planification et coordination de tous les intervenants en étroite collaboration avec le référent Maintenance et sécurité
Mise à jour des plans d'occupations
Coordination avec les intervenants internes (IT, RH…)
Gestion des services environnement de travail de l'entreprise :
Gestion de l'accueil : être le référent du prestataire accueil (accueil physique et téléphonique, gestion du courrier…
Superviser avec l'accueil la gestion du courrier et des petits colis
Piloter et suivre les sujets touchant le sous-locataire de Proparco, ses besoins de services
Gestion du RIE : être l'interlocuteur privilégié du prestataire RIE. Participer aux commissions de restauration RIE
Gestion du prestataire Ménage
S'assurer de la qualité des prestations de service du site et gérer les réclamations (hors maintenance technique)
Gestion des espaces communs (salle de réunion, point cafétéria, fontaine à eau, espace photocopieurs, …) avec l'appui de l'assistante
Suivi des prestations des contrats de maintenance (plantes, fontaine à eau…)
Gestion logistique des événements internes :
Appuyer les directions de Proparco pour la réalisation d'évènements, et des instances sur site en assurant la gestion logistique et le cas échéant, en collaboration avec le référent maintenance.
Administratif :
Assurer les travaux administratifs du pôle (reporting, courriers…) Gérer les demandes de carte de visite.
Profil recherché
Qui recherchons nous ?
Formation niveau bac +2 (type BTS ou formation services généraux)
Une expérience de 3 à 5 ans sur un poste similaire
Fortes aptitudes relationnelles et sens du service
Capacité à gérer des tâches polyvalentes
Savoir travailler sur des projets complexes
Capacité à manager des prestataires
Aptitudes rédactionnelles et administratives
Parfaite maitrise des outils bureautiques
La maitrise d'un logiciel type Autocad serait apprécié
Quelle équipe allez-vous rejoindre ?
Dans une SUPER équipe, ou la collaboration, l'entraide et l'esprit d'équipe participent à créer une très bonne ambiance de travail, vous intégrerez une Cellule en pleine transformation, qui prends en compte les sujets divers et variés du cadre de vie et de travail des agents de PROPARCO, au sein de son siège au LOUVRE, et plus généralement la totalité des sujets Immobiliers et Logistiques. N'hésitez pas, nous sommes à votre disposition pour échanger et vous accueillir comme nous savons si bien le faire.
Pourquoi rejoindre l'Agence Française de Développement ?
Rejoindre l'AFD, c'est contribuer à la construction d'un monde en commun, c'est la mission de notre Groupe. Un monde en commun, c'est un monde qui préserve et défend ces cinq grands biens communs que sont la planète, le lien social, la paix, les partenariats et la prospérité économique.
Informations complémentaires
