SECRÉTAIRE DE DIRECTION (F/H)

Vous êtes organisé(e), rigoureux(se) et doté(e) d'un excellent sens de la communication ? Nous recrutons pour l'un de nos clients un(e) secrétaire de direction dans le cadre d'un remplacement temporaire du 16 au 29 juin à Bayeux.
Dans le cadre du bon fonctionnement de notre site industriel, nous recherchons un(e) Assistant(e) administratif(ve) et services généraux polyvalent(e), rigoureux(se) et proactif(ve), pour assurer un large éventail de missions de support aux équipes et à la direction

Vos missions principales :

En appui direct de la direction du site, vous serez chargé(e) de¿:
Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes,
Gérer l'agenda de la direction et organiser les réunions,
Rédiger, mettre en forme et diffuser des comptes rendus, courriers ou notes internes,
Traiter et classer les documents administratifs en lien avec les activités de la direction,
Assurer la liaison entre la direction et les différents services du site,
Gérer les commandes de fournitures pour le service,
Suivre certains tableaux de bord ou indicateurs à la demande.
Exigences spécifiques liées au poste :
Dans le cadre de sa mission, le ou la secrétaire de direction doit :
Vos missions principales :
Gestion administrative et logistique :
Assurer le bon fonctionnement des équipements partagés (photocopieur, télécopieur, appareils photos, machine à affranchir, enceintes, machine à café…)
Organiser les déplacements professionnels (réservations de véhicules, transports, hôtels, repas…)
Gérer les plannings de salles de réunion, des équipements associés (ordinateur, vidéoprojecteur), ainsi que les salles extérieures
Diffuser les plannings du personnel, des astreintes week-end, des visites, etc.
Planifier les visites médicales et entretiens infirmiers, rédiger et transmettre les convocations
Assurer l'accueil physique et téléphonique des visiteurs
Support aux services :
Appui administratif aux équipes (courriers, compte-rendus, envoi de colis…)
Réception, tri et distribution du courrier
Classement, archivage, participation à la gestion des documents qualité (mise à jour ISO, création de documents)
Mise en forme et diffusion des procès-verbaux CE / CSSCT
Gestion administrative des dossiers d'investissement : rédaction des demandes d'achat, suivi des commandes
Communication interne :
Relais entre les services internes, externes et les équipes opérationnelles
Transmission et contrôle des informations
Gestion des supports de communication à l'accueil (factices, affichages…)
¿¿ Environnement & Sécurité :
Engagement environnemental :
Appliquer et faire appliquer les bonnes pratiques environnementales (tri, consommation d'eau et d'énergie, prévention des fuites…)
Participer au suivi du plan d'action environnemental du service
Contribuer à l'analyse des incidents environnementaux
Politique santé & sécurité :
Respecter et faire respecter les 12 règles d'or Santé Sécurité
Réaliser des visites sécurité, suivre les plans d'action
Analyser les événements accidentels ou maladies professionnelles
Participer activement à l'évaluation et à la prévention des risques

Vous justifiez d'une expérience de 1 à 3 ans sur un poste similaire,
Vous maîtrisez les outils bureautiques (Word, Excel, Outlook),
Vous faites preuve de rigueur, de discrétion et d'un excellent sens de la confidentialité,
Vous êtes capable de travailler de manière autonome tout en maintenant une communication efficace avec les équipes.
Formation en assistanat, gestion ou équivalent

Maîtrise des outils bureautiques et aisance avec la coordination multiservices
Sens de l'organisation, autonomie, discrétion et réactivité
Sensibilité aux enjeux environnementaux et sécurité