Secrétaire du service des achats H/F

Assistant(e) Achats, secrétariat de deux des quatre bureaux d'achats, rattachée à l'échelon central du service en collaboration avec l'autre secrétaire du service (SMA EC + 2 bureaux) . Les missions sont les suivantes : gérer le courrier réception et envoi du SMA (chrono, scan, diffusion électronique, archivage) ; gérer et suivre la signature des marchés par la Direction Générale du CEA, la Direction du Centre, et les autres Directions (iXParapheur et autres outils informatiques) ; archiver les documents (papier et informatique) ; prendre les avis de rendez-vous dans HORUS ; accueillir les visiteurs ; prendre les appels téléphoniques et les gérer ; gérer les documents confidentiels ; faire les ordres de mission ; organiser les missions (transport, hébergement) ; organiser les réunions (coordination des agendas et réservation de salle) ; assurer l'approvisionnement et le suivi des consommables du Service (fournitures, photocopieurs) ; saisine des FEBIA (demandes d'achat, des demandes de contrats temporaires dans SWIFT, des abonnement dans MAIA, donner les accès aux fournisseurs aux documents consultables, mettre à jour le site intranet du SMA ; accueillir les nouveaux recrutés et préparer leurs formulaires d'accès (compte informatiques, accès SAP, accès aux installations...), gérer les déménagements de bureaux et les besoins de mobilier. Le poste demande réactivité et aisance avec les outils informatiques en particulier pour assurer sans délai la diffusion éléctronique des documents émis par le SMA (50% de 3800 documents par an) et leur intégration dans la GED (Logiciel ENNOV).

Le CEA est un acteur majeur de la recherche, au service des citoyens, de l'économie et de l'Etat.

Il apporte des solutions concrètes à leurs besoins dans quatre domaines principaux : transition énergétique, transition numérique, technologies pour la médecine du futur, défense et sécurité sur un socle de recherche fondamentale. Le CEA s'engage depuis plus de 75 ans au service de la souveraineté scientifique, technologique et industrielle de la France et de l'Europe pour un présent et un avenir mieux maîtrisés et plus sûrs.

Implanté au coeur des territoires équipés de très grandes infrastructures de recherche, le CEA dispose d'un large éventail de partenaires académiques et industriels en France, en Europe et à l'international.

Les 20 000 collaboratrices et collaborateurs du CEA partagent trois valeurs fondamentales :

* La conscience des responsabilités
* La coopération
* La curiosité

Assistant(e) Achats, secrétariat de deux des quatre bureaux, rattachée à l'échelon central du service en collaboration avec l'autre secrétaire du service (SMA EC + 2 bureaux). Les missions sont les suivantes : gérer le courrier réception et envoi du SMA (chrono, scan, diffusion électronique, archivage) ; gérer et suivre la signature des marchés par la Direction Générale du CEA, la Direction du Centre, et les autres Directions (iXParapheur et autres outils informatiques) ; archiver les documents (papier et informatique) ; prendre les avis de rendez-vous dans HORUS ; accueillir les visiteurs ; prendre les appels téléphoniques et les gérer ; gérer les documents confidentiels ; faire les ordres de mission ; organiser les missions (transport, hébergement) ; organiser les réunions (coordination des agendas et réservation de salle) ; assurer l'approvisionnement et le suivi des consommables du Service (fournitures, photocopieurs) ; saisine des FEBIA (demandes d'achat), des demandes de contrats temporaires dans SWIFT, des abonnement dans MAIA, donner les accès aux fournisseurs aux documents consultables, mettre à jour le site intranet du SMA ; accueillir les nouveaux recrutés et préparer leurs formulaires d'accès (compte informatiques, accès SAP, accès aux installations...), gérer les déménagements de bureaux et les besoins de mobilier. Le poste demande réactivité et aisance avec les outils informatiques en particulier pour assurer sans délai la diffusion électronique des documents émis par le SMA (50% de 3800 documents par an) et leur intégration dans la GED (Logiciel ENNOV).

Vous êtes titulaire d'un bac +2 secrétariat / administratif et ou Achats/commercial et avez une expérience de 3 à 5 ans.
Compétences / qualités :
- sens de l'organisation
- réactivité / capacité à travailler dans l'urgence
- discrétion et confidentialité
- capacité d'adaptation et d'investissement dans les missions

« Conformément aux engagements pris par le CEA en faveur de l'intégration des personnes handicapées, cet emploi est ouvert à toutes et à tous. Le CEA propose des aménagements et/ou des possibilités d'organisation pour l'inclusion des travailleurs handicapés. »