ALTERNANCE APPUI ADMINISTRATIF F/H

Vous appuierez l'équipe PUB dans ses missions suivantes :
Appui logistique et administratif aux membres de l'équipe dans la gestion des devis et des bons de commandes (gestion du circuit de signatures, des validations et transmission aux gestionnaires), dans le suivi budgétaire et dans l'organisation d'événements (conférences, séminaires d'équipes, etc.) si besoin
Gestion de l'installation des collègues rejoignant l'équipe (recrutements, mobilités internes), des déménagements, ainsi que des requêtes informatiques courantes des collègues, en lien avec la DSI.
Gestion des déplacements de l'équipe :
Recherche et réservation de billets d'avion/train, ordres de mission, visas.
Saisie, contrôle et édition dans les bases de données ou applications correspondantes.
Saisie des notes de frais
Conception, mise en place, mise à jour et animation de la documentation relative à l'équipe (organigramme, trombinoscope, lettres de missions, procédures internes) aux formats numérique et papier
Mise en forme et envoi de courriers divers.
Mise en forme de rapports, CR, notes de synthèse, supports de présentation
Organisation de la logistique des réunions du Conseil éditorial des Editions AFD (réservation et préparation des salles, etc.)
En outre, vous assisterez l'équipe PUB dans ses actions liées aux publications :
Gestion des envois des manuscrits en version papier dans les agences du réseau AFD, aux auteurs, etc.
Dépôt légal des manuscrits auprès de la BNF
Génération d'un rapport sur la détection de plagiat en utilisant un outil spécifique
Production de couvertures de manuscrit si besoin
Mise à disposition de manuscrits sur les présentoirs de l'accueil du public
Mise à jour des informations concernant les activités de PUB sur l'intranet
Mise en ligne des manuscrits sur HAL si besoin
Etc.
Selon le profil du candidat (niveau licence ou master), des missions à plus forte responsabilité pourront lui être confiées. Par exemple, la constitution d'un benchmark ou d'un dossier pour un besoin particulier ou la gestion de projet ainsi que l'appui du management dans certaines tâches.

Qui recherchons nous ?
- Durée de l'alternance : 1 ou 2 ans
- Niveau du diplôme préparé par l'étudiant : Idéalement Licence ou Master « Appui management », ou BTS SAM (Support à l'Action Managériale)
- Notions Pack Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
- Aisance informatique (facilité d'apprentissage d'utilisation de nouveaux logiciels/outils), - - Aisance relationnelle, esprit d'initiative, rigueur, dynamisme.
- Curiosité et ouverture d'esprit.
- La maitrise de l'anglais serait un plus.

Quelle équipe allez-vous rejoindre ?
L'Agence Française de Développement (AFD) est un établissement public de financement du développement, présent sur les cinq continents et dans les collectivités d'Outre-mer. Institution financière spécialisée, elle finance des projets économiques d'envergure dans les domaines du développement urbain et des infrastructures, du développement rural, de l'industrie, des systèmes financiers ainsi que dans l'éducation et la santé. Au sein de la direction exécutive Innovation, Recherche, et Savoir, l'équipe Édition et Publication (PUB) a pour mission la production éditoriale des travaux de recherche et d'évaluation de l'AFD, ainsi que de sa diffusion et sa valorisation et l'activité de veille et documentation. L'équipe se compose d'une douzaine de personnes.

Pourquoi rejoindre l'Agence Française de Développement ?
Rejoindre l'AFD, c'est contribuer à la construction d'un monde en commun, c'est la mission de notre Groupe. Un monde en commun, c'est un monde qui préserve et défend ces cinq grands biens communs que sont la planète, le lien social, la paix, les partenariats et la prospérité économique.