ASSISTANT DE GESTION (F/H)

Nous recherchons pour le compte de l'école européenne de Strasbourg un(e) assistant(e) de gestion

Vos missions seront:

- Assurer les fonctions d'assistante, de collaboratrice du gestionnaire.
- Participer au bon fonctionnement du service gestion et du service de
restauration.

vos activités principales seront:

- Assurer l'accueil du public au service de gestion (élèves, enseignants,
parents). Gérer les commandes matérielles : mise en concurrence, envoi,
réception et suivi. Gérer les réservations de transport pour les membres de
la communauté éducative. Gérer le stock de fournitures administratives.
- Suivi des contrats et des actes administratifs votés en conseil
d'administration. Réceptionner les factures dans CHORUS PRO, mettre à
jour l'avancement de leur traitement. Préparer et saisir le mandatement,
classement de ce dernier.
- Tenir la caisse, gérer les encaissements.
- Gérer les voyages (encaissements, régies de recettes et d'avances, mise à
jour des listes).
- Commandes et suivi des repas auprès du prestataire de service, en lien
direct avec le responsable de restauration. Gérer les créances scolaires
avec le logiciel Alise (création de badges, suivi des passages, édition
des factures, encaissement des règlements, vérification des bordereaux
d'encaissements et de constatations, édition des relances de factures).
- Assurer le recouvrement : suivi de l'envoi des courriers de relances et avis à
l'huissier, relances téléphoniques. Contrôler le passage au self et générer la
liste d'absences à la cantine.
- Gérer les bourses : relation avec l'autorité académique, envoi trimestriel.
- Mettre en place, gérer et encaisser les badges d'accès au bâtiment pour le
temps périscolaire (Syracuse).
- Gérer les demandes de dépannage auprès de l'agent de maintenance
(gestion des « tickets » du contrat multi technique).
- Gérer les urgences avec le concierge et le chef de l'équipe d'entretien
en l'absence du gestionnaire (contrat multi services).

Savoir :

- Savoir utiliser les logiciels GFC, Alise, Syracuse, Word, Excel, publipostage,
Chorus Pro, Arena.
- Connaître les bases de l'anglais et/ou de l'allemand.

Savoir-faire :

- Savoir prioriser les tâches et gérer les urgences.

Savoir-être :

- Savoir travailler dans l'urgence. Savoir gérer les situations de crise.
- Respecter le secret professionnel et ne diffuser aucune
information sans autorisation de la hiérarchie. Etre à l'écoute
- Connaître le fonctionnement spécifique de l'EES.
- Véhiculer une image positive de l'EES.

La configuration de l'école européenne en « cité scolaire » accueillant des enfants
de la maternelle jusqu'à la terminale implique outre l'existence d'un champ d'action
très large et la multiplication des intervenants.

Ce poste exige donc de son/sa titulaire :

- Capacité d'organisation, de hiérarchisation des urgences, d'adaptation et
d'anticipation
- Une réelle aptitude au contact avec divers publics (entreprises, collectivit