ASSISTANT.E ADMINITRATIF.VE POLYVALENT.E (F/H)

Nous recherchons pour le compte de notre client spécialisé dans la maintenance préventive et corrective d'un parc d'ascenseurs (Maintenance, dépannage, déblocage usagers), un Assistant.e adminitratif.ve polyvalent.e (F/H). Poste basé à Seynod (74600)

LES ACTIVITES PRINCIPALES
Accueil téléphonique
- Répondre et orienter les appels
- Faire un retour aux clients suite à leur demande de suivi
- Prendre les messages et les transmettre aux personnes concernées
Gestion administrative du service après-vente
- Enregistrer les demandes d'intervention
- Suivre l'affectation et du traitement des demandes d'intervention avec relance des techniciens pour prise en charge
et retour de pannes
- Suivre le planning des techniciens en collaboration avec les responsables d'agence
- Établir les devis de réparation
- Enregistrer les commandes clients
- Rédiger les commandes d'achat
- Commander le matériel
- Réceptionner les livraisons de marchandises
- Facturer les bons d'intervention des techniciens
- Éditer les rapports annuels d'intervention
- Assister les Responsables d'Agence dans la prise de rendez-vous
- Assurer le suivi administratif des dossiers commerciaux (devis, contrat, relance...)

Gestion administrative des contrats de maintenance
- Saisir les propositions de contrat, les faire valider au Responsable d'Agence concerné avant de les diffuser aux
clients
- Créer les nouveaux contrats dans l'ERP de la société
- Mettre à jour la base de données en fonction des résiliations, suspensions, gratuité des contrats, etc
- Éditer les carnets de maintenance et les étiquettes de dépannage

Gestion administrative des travaux
- Faire la déclaration de sous-traitance des travaux
- Constituer et diffuser les dossiers d'ouvrages exécutés (DOE)

Gestion administrative des véhicules des techniciens
- Remplir le carnet de bord électronique lors de l'utilisation de véhicule de service par un autre technicien

Les compétences clés :
- Connaissance de l'environnement de l'ascenseur et des métiers connexes
- Connaissance de l'organisation de l'entreprise et des process
- Connaissance des procédures et normes de sécurité
- Application des consignes conformément aux règlementations
- Connaissance des outils informatiques (Progilift, ASANA, Pack Office..)

Organisation et réalisation du travail
- Faire preuve d'implication, d'engagement et de proactivité
- Être autonome
- Capacité à s'adapter aux clients, aux équipes, aux prestataires extérieurs
- Capacité d'organisation et de planification de son temps
- Être rigoureux
- Savoir gérer les priorités

Travail en équipe
- Savoir communiquer / effectuer un retour sur information (Savoir échanger)
- Savoir transmettre un message
- Goût du travail en équipe
- Disponibilité vis à vis de l'équipe