SECRÉTAIRE (F/H)

Au sein d'un établissement médico-social, vous travaillez sous la responsabilité de la Direction et en lien fonctionnel avec l'Assistant(e) de Direction. Vous assurez l'accueil et la gestion administrative globale du site ainsi que le suivi des dossiers des résidents.

Vos missions principales
Accueil & Secrétariat général :

Assurer l'accueil physique et téléphonique.

Gérer l'enregistrement et la mise en forme du courrier et des documents.

Effectuer les commandes de fournitures et la réservation des véhicules/salles de réunion via le logiciel métier.

Rédiger la note d'information hebdomadaire et gérer les commandes de repas.

Gestion administrative des dossiers résidents :

Créer, alimenter et tenir à jour les dossiers sur le logiciel métier IMAGO.

Traiter les demandes sur le site Via Trajectoire et préparer les dossiers pour les commissions d'admission.

Éditer les contrats de séjour, avenants et attestations mensuelles.

Effectuer le suivi des notifications, des déclarations CAF et des effectifs CPAM.

Contrôler et valider les états de présence.

Support RH & Tâches secondaires :

Participer à l'élaboration d'outils informatiques RH.

Effectuer diverses tâches de secrétariat en appui aux équipes.

Horaires : 9h-17h avec 1h de pause

Compétences techniques :

Excellente maîtrise de la suite Microsoft 365 (Word, Excel, Outlook).

La connaissance des logiciels IMAGO et Via Trajectoire constitue un véritable atout.

Aisance dans la tenue de dossiers administratifs complexes et le suivi réglementaire.

Savoir-être :

Rigoureux(se), organisé(e) et polyvalent(e).

Sens aigu de la confidentialité et de l'intégrité.

Excellente communication et capacité à travailler en lien avec une équipe pluriprofessionnelle.