SECRÉTAIRE DE DIRECTION (F/H)

Nous recherchons pour le compte de notre client, une association française fondée en 1963. Cette structure reconnue est agréée par multiples ministères notamment ceux chargés des sports et de la jeunesse . Vous intégrerez les services administratifs du siège fédéral, une équipe dynamique composée d'un responsable informatique, d'un comptable et d'un secrétariat fédéral, qui accueille également régulièrement des volontaires en service civique, des apprentis ou des stagiaires.

En tant que Secrétaire de direction(f/h) vous exercerez vos fonctions sous l'autorité hiérarchique directe du Président de la fédération. Vous serez au cœur de l'organisation et vos principales missions s'articuleront autour des axes suivants :
- Mettre en place les procédures de gestion et veiller au strict respect des délais et des procédures.
- Assister le Directeur technique national et les membres du Bureau dans la gestion de leur activité, incluant la gestion de l'agenda et le suivi signataire du Président.
- Préparer et organiser de A à Z les réunions institutionnelles (convocation, réservation de salles, accueil) avec le Secrétaire général, puis réaliser les comptes-rendus et tenir à jour le registre des procès-verbaux.
- Assister aux réunions mensuelles du Conseil d'Administration (CA) ainsi qu'à l'Assemblée Générale nationale annuelle.
- Assurer la coordination administrative de dossiers stratégiques tels que la campagne de financement de l'Agence nationale du sport (recevabilité, attributions, justificatifs), les dispositifs du label professionnel, ou encore le service civique.
- Gérer l'interface avec les interlocuteurs extérieurs, assurer la transmission d'informations vers les différentes instances (Bureau, CA, structures fédérales) et gérer plusieurs boîtes mail de la fédération.
- Participer activement à la communication en gérant, avec le responsable informatique, le site internet et les réseaux sociaux de la fédération.
- Rassembler les documents requis pour les publications fédérales telles que le Spelunca et le bilan annuel « Descendeur ».

Pour relever ces défis et vous épanouir dans ce poste polyvalent, vous devrez démontrer des compétences en lien avec les exigences du poste :
Vous avez une forte capacité d'organisation vous permettant de mettre à jour les tableaux de suivi pour préparer les réunions hebdomadaires du Bureau et mensuelles du CA.
Vous disposez d'excellentes qualités rédactionnelles pour rédiger ou améliorer les guides de procédures administratives
Vous êtes doté(e) d'un excellent relationnel et d'un esprit d'équipe, vous permettant de collaborer aux tâches collectives des locaux, de participer aux réunions de service, ainsi que de former et d'accompagner de nouveaux salariés ou bénévoles
Vous faites preuve de rigueur pour assurer, en lien avec la Commission "statuts", la veille statutaire du fonctionnement de la fédération.
Vous êtes proactif(ve) et capable de proposer des axes d'amélioration pour optimiser les processus et le fonctionnement global du secrétariat.