Assistant(e) administratif

Cette description de poste est en cours de finalisation et fait l'objet d'une validation. Des ajustements peuvent être apportés avant sa version définitive.

RAISON D’ETRE DU POSTE

Le HR Administrative Assistant soutient l’équipe RH dans la gestion quotidienne des tâches administratives, garantissant la qualité et la fiabilité des données, le respect des procédures internes et la conformité légale. Il/elle contribue ainsi à assurer une expérience collaborateur fluide, à faciliter le travail des RH et à améliorer l’efficacité opérationnelle globale du service.

MISSIONS GENERIQUES

1. Gestion opérationnelle des dossiers du personnel

• Mettre à jour et classer les dossiers individuels (contrats, avenants, attestations, documents légaux)
• Veiller à la bonne tenue des registres, assurer l’archivage et la confidentialité des informations
   

2. Support administratif au recrutement & intégration

• Préparer les documents nécessaires à l’embauche (DPAE, contrats, adhésions mutuelle/prévoyance)
• Contribuer à l’onboarding des nouveaux collaborateurs (gestion des badges, fournitures, organisation des journées d’intégration)
   

3. Gestion des absences & suivi administratif

• Traiter les demandes de congés, absences, arrêts maladie, et mettre à jour les systèmes RH correspondants
• Communiquer les informations nécessaires aux managers et à la paie, afin d’assurer une prise en compte correcte
   

4. Communication & relations internes

• Assurer la diffusion et la mise à jour d’informations RH (nouveaux process, rappels réglementaires, campagnes internes)
• Répondre aux demandes des collaborateurs sur les questions administratives RH et orienter vers les bons interlocuteurs

5. Contribution à l’amélioration continue

• Proposer des idées pour optimiser les process administratifs, réduire les délais, simplifier les tâches répétitives
• Participer à la mise en place d’outils digitaux, soutenir la digitalisation et la rationalisation des procédures

6. Management & leadership

• Créer un cadre structurant et inspirant : Offrir un environnement clair et engageant, donner du sens aux actions et incarner l'Esprit Club Med.
• Développer et responsabiliser les équipes : Accompagner la montée en compétences, encourager l’autonomie et la prise d’initiative.
• Assurer l’excellence opérationnelle : Piloter la performance avec exigence et bienveillance, en optimisant le temps et les ressources.

INDICATEURS DE PERFORMANCE

• Taux d’exactitude des données RH : Pourcentage de dossiers sans erreur ni omission
• Respect des délais : Pourcentage de documents administratifs traités et transmis dans les délais impartis
• Satisfaction interne : Feedback positif des collaborateurs et des managers sur la réactivité, la clarté et la qualité du support
• Taux d’améliorations mises en œuvre : Nombre d’initiatives et de suggestions abouties pour optimiser les processus
• Réduction des tâches manuelles : Diminution du volume de tâches répétitives grâce à l’automatisation et à la digitalisation